Nuevos Requisitos para los Sistemas Informáticos de Facturación

El 28 de octubre de 2024, se publicó en el BOE la Orden HA/1177/2024, una normativa que establece los detalles técnicos y funcionales que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales. Esta orden desarrolla el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, con el objetivo de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

Para ayudarte a entender cómo te afecta esta nueva normativa y qué debes hacer para cumplir con ella, hemos preparado este artículo en formato de preguntas y respuestas.

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¿Qué es la Orden HA/1177/2024 y por qué es importante?

La Orden HA/1177/2024 es una normativa que detalla los aspectos técnicos, funcionales y de contenido recogidos en el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023. Este reglamento establece los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan los procesos de facturación de las actividades económicas. La importancia radica en que todos los empresarios y profesionales que utilicen estos sistemas deberán adaptarse para garantizar la integridad y trazabilidad de sus registros de facturación.

¿A quién afecta esta nueva normativa?

Esta normativa se aplica a:

• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, excepto las entidades exentas. Las entidades parcialmente exentas están sujetas solo por las operaciones que generen rentas sujetas y no exentas.
• Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) que desarrollen actividades económicas.
• Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de No Residentes (IRNR) que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
• Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
• Productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación, en lo relativo a sus actividades de producción y comercialización.

¿Cuándo entra en vigor la nueva normativa y cuáles son los plazos de adaptación?

La Orden HA/1177/2024 entra en vigor el 29 de octubre de 2024. Sin embargo, hay plazos específicos para la adaptación:

• Antes del 1 de julio de 2025: Los obligados tributarios deben tener operativos los sistemas informáticos de facturación adaptados a los requisitos establecidos.
• Hasta el 29 de julio de 2025: Los productores y comercializadores de sistemas informáticos deben ofrecer productos totalmente adaptados al reglamento.
• Antes del 1 de julio de 2025: Si tienes sistemas incluidos en contratos de mantenimiento plurianuales contratados antes del 29 de julio de 2025, deben estar adaptados al reglamento.

¿Qué requisitos deben cumplir los sistemas informáticos de facturación?

Los sistemas deben garantizar:

• Integridad y conservación de los registros de facturación.
• Accesibilidad y legibilidad de los datos.
• Trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones no anotadas.
• Certificación adecuada y uso de formatos estándar para la legibilidad.
• Inclusión de un código QR y, en su caso, una frase específica en las facturas expedidas.

¿Qué opciones tengo para cumplir con la normativa?

Los obligados tributarios pueden optar por:

• Utilizar la aplicación informática que desarrolle la Administración Tributaria, considerada un "sistema de emisión de facturas verificable".
• Utilizar un sistema informático propio que cumpla con los requisitos establecidos en el reglamento.

¿Qué es el sistema VERI*FACTU?

El sistema VERI*FACTU es una modalidad de sistema de emisión de facturas verificable. Los contribuyentes que utilicen sistemas informáticos que cumplan con los requisitos de la Ley General Tributaria (Ley 58/2023) y el reglamento, pueden voluntariamente remitir a la Agencia Tributaria (AEAT), de forma automática y segura, todos los registros de facturación generados. Esto se realiza según las especificaciones técnicas establecidas en la nueva orden.

¿Quiénes están exentos de esta normativa?

El reglamento NO se aplica a:

• Contribuyentes que llevan los libros registros a través de la Sede Electrónica de la AEAT mediante el Suministro Inmediato de Información (SII).
• Operaciones realizadas bajo el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA, cuando la obligación de expedir factura se cumple con la emisión de un recibo.
• Operaciones bajo el régimen especial del recargo de equivalencia, cuando no se deba expedir factura.
• Operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el régimen simplificado del IVA, cuando no se deba expedir factura.
• Operaciones autorizadas por la AEAT para evitar perturbaciones en actividades empresariales o profesionales, cuando no se deba expedir factura.
• Operaciones relacionadas con ciertas entregas de energía eléctrica o facturadas por la Comisión Nacional de Energía en nombre de distribuidores y productores.
• Operaciones documentadas en facturas por actividades a través de establecimientos permanentes en el extranjero.
• Casos en los que la AEAT haya resuelto su no aplicación previa solicitud del interesado.

¿Cómo afecta esta normativa a los productores y comercializadores de software de facturación?

Deben:

• Adaptar sus productos a los requisitos del reglamento antes del 29 de julio de 2025.
• Garantizar que sus sistemas cumplen con las especificaciones técnicas y funcionales establecidas.
• Proveer sistemas certificados y que utilicen formatos estándar para la legibilidad de los registros.

Si tengo un contrato de mantenimiento plurianual, ¿qué debo hacer?

Si tu sistema de facturación está bajo un contrato de mantenimiento plurianual contratado antes del 29 de julio de 2025, debes asegurarte de que esté adaptado al reglamento antes del 1 de julio de 2025. Contacta con tu proveedor para confirmar las actualizaciones necesarias.

¿Qué sucede si deseo solicitar la no aplicación de esta normativa?

Puedes solicitar a la AEAT la no aplicación del reglamento en circunstancias específicas, como:

• Si perteneces a un sector con prácticas comerciales o administrativas particulares.
• Si la aplicación del reglamento pudiera causar perturbaciones en tus actividades económicas.

La AEAT evaluará tu solicitud y resolverá si procede la exención.

¿Qué pasos debo seguir para cumplir con la nueva normativa?

1. Verifica si estás afectado por la normativa según tu actividad y régimen fiscal.
2. Contacta a tu proveedor de software para asegurar la adaptación de tu sistema.
3. Decide entre usar la aplicación de la AEAT o un sistema propio que cumpla con los requisitos.
4. Infórmate sobre el sistema VERI*FACTU si deseas remitir tus registros a la AEAT voluntariamente.
5. Mantente actualizado sobre posibles cambios o aclaraciones de la AEAT.

La Orden HA/1177/2024 introduce cambios significativos en los sistemas de facturación para aumentar la transparencia y confiabilidad de los registros fiscales. Es crucial que empresarios y profesionales evalúen el impacto de esta normativa y tomen medidas para adaptarse dentro de los plazos establecidos. Si tienes dudas, es recomendable consultar con un asesor fiscal o jurídico para garantizar el cumplimiento y evitar posibles sanciones.

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